PERSONVERN- OG SAMTYKKEERLÆRING

HVORFOR SAMLER VI INN INFORMASJON?

Norges Softball- og Baseballforbund samler til tider inn personlig informasjon i forbindelse med arbeidet vi gjør for å fremme norsk soft- og baseball, som f.eks. holde kontakt med våre medlemmer, eller registrere og behandle refusjoner og søknader. Ditt personvern er viktig for oss og vi vil aldri dele eller selge din informasjon med tredjepart uten ditt samtykke. Eksterne tjenester vi benytter (som f.eks. webhotell, MailChimp og Confluence) i vårt arbeid, opererer i henhold til General Date Protection Regulation (GDPR).

HVILKE OPPLYSNINGER BEHANDLES?

Hva dine personopplysninger blir benyttet til vil bero på din rolle i idretten.
Avhengig av om det er relevant for deg, vil opplysningene kunne bli brukt til følgende:

* Administrasjon av ditt/dine barns medlemskap i idretten, herunder avgi samtykke for barn under 15 år og ajourhold av familierelasjoner til barn og ev. andre personer i familien som er medlemmer
* Administrasjon av roller i idretten som ikke fordrer medlemskap, men som krever registrering
* Ev. forsikring/linsens for utøvere uten medlemskap
* Administrasjon av kurs og kompetanse dersom det er relevant ift. din rolle i idretten
* Unik identifisering ved tilgangsstyring til applikasjoner og bruk av betalingsløsninger
* Distribusjon av relevant informasjon fra idrettens organisasjonsledd
* Statistikk og analyse

HVOR HENTES OPPLYSNINGER FRA?

Idrettens databaser
Norges Softball- og Baseballforbund henter kontaktinformasjon fra idrettens medlemsdatabaser, og oppdaterer kontaktinformasjon i etter behov. Informasjonen benyttes kun til det formål de er oppgitt for. Norges Idrettsforbund har ansvaret for idrettens medlemsdatabaser.

Søk
Norges Softball- og Baseballforbund lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter i søkeverktøyet. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i en egen database, og de blir bare lagret i aggregert form. Det er bare søkeordet som lagres og de kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som til IP-adressene.

Nyhetsbrev
Norges Softball- og Baseballforbund sender ut nyhetsbrev med jevne mellomrom via e-post. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. For å kunne sende rettet informasjon basert på din posisjon eller ditt verv i norsk soft- og baseball, kan du bli kategorisert som f.eks. lagleder, eliteserie, forbundsserie, Little League eller dommer MailChimp benyttes for nyhetsbrevet. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv. Dersom du

Bestilling av utdanningsmateriell og utstyr
På nettsiden kan du bestille materiell, utstyr, dommerreiser o.l ved å oppgi blant annet virksomhet, navn, e-post og postadresse. Bestillingsinformasjonen deles ikke utefor forbundets sentrale administrasjon. Personopplysninger vi får inn ved slike bestillinger blir ikke benyttet til andre formål enn å effektuere bestillingen. Etter bestillingen er sendt vil alle opplysninger bortsett fra antall og virksomhet slettes, disse opplysningene benyttes kun for regnskapsformål så lenge dette er lovpålagt.

Deltakelse på kurs og seminarer
Kurs og seminarer i regi av Norges Softball- og Baseballforbund registrerers med NIF sine kursadministrasjonsverktøy idrettskurs.no og minidrett.no. Personopplysninger vi får inn ved blir ikke benyttet til andre formål enn å administrere kurset og sikre kursstatistikk og sertifiseringer.Norges Idrettsforbund har ansvaret for idrettens medlemsdatabaser.

Registrering via Typeform
Norges Softball- og Baseballforbund benytter Typeform til mange registrerings- og betalingsløsninger tilknyttet og relevant for våre aktiviteter. Informasjonen som samles inn lagres i en egen database, og deles ikke med andre utenfor Norges Softball- og Baseballforbund.

Spørreundersøkelser
Generalsekretær har det daglige ansvaret for Norges Softball- og Baseballforbund sine spørreundersøkelser. Norges Softball- og Baseballforbund bruker SurveyMonkey og Typeform til å gjennomføre undersøkelser. Vi vil alltid informere om formålet med spørreundersøkelsen, og hvorvidt den er anonym eller ikke. Norges Softball- og Baseballforbund vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt.
* Anonyme undersøkelser – Dersom undersøkelsen er anonym, vil ikke Norges Softball- og Baseballforbund eller SurveyMonkey eller Typeform samle inn noe informasjon som kan kobles til deg.
* Identifiserbare undersøkelser – Dersom undersøkelsen ikke er anonym, kan Norges Softball- og BAseballforbund identifisere de som har besvart undersøkelsen. Vi kan også benytte SurveyMonkey og Typeform til å sende ut undersøkelsen, din kontaktinformasjon vil i så fall bli delt med SurveyMonkey eller Typeform.

Varslersystemet
Generalsekretær har det daglige ansvaret for varslersystemet. Man kan selv velge å være anonym ved varsling til Norges Softball- og Baseballforbund, men anonyme varsler kan være vanskeligere å behandle og ettergå. Alle andre varsler vil bli behandlet konfidensielt så langt dette er praktisk mulig for å sikre integritet og rettssikerthet for varsler og personenen eller organisasjonen som varselet er rettet mot.

Saksbehandling og arkiv
Norges Softball- og Baseballforbund bruker Confluence og Office360 For Business som arkiv- og saksbehandlersystem med elektronisk journalføring elektronisk lagring av dokumenter. Confleunce er et arkiv- og saksbehandlingssystem fra leverandøren Atlassian. President og Generalsekretær har det daglige ansvaret for systemet, og at det er utarbeidet nødvendige rutiner for bruk av dette. Respektive saksbehandlere i styre og komiteer følger opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med rutinene. Office360 for Business er et arkiv- og saksbehandlingssystem fra leverandøren Microsoft. Norges Idrettsforbund har det daglige ansvaret for systemet, og Generalsekretær har utarbeidet nødvendige rutiner for bruk av dette.

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger.

Historiske arkiv
Norges Softball- og Baseballforbund benytter anayseverktøy som iScore og GameChanger til å føre statistikk og resultater for norsk soft- og baseball. Informasjonen som benyttes er ikke sensitiv, men vil kunne knyttes til enkeltperson (fullt navn og fødselsår) og ivaretas av historiske årsaker. Deltakelse i Norges Softball- og Baseballforbund sine konkurranseaktivitetetr innebærer samtykke i at denne informasjonen oppbevares.

E-post og telefon
Norges Softball- og Baseballforbund benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle oppgaver i tråd med forbundets formålsparagraf. Kontaktperson der e-posten eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Saksbehandling og arkiv»).

Norges Softball- og Baseballforbund sine medarbeidere og tillitsvalgte benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler til forbundskontoret (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i NIF sin telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Etter en periode anonymiseres eksterne numre ved at de fire siste siffer slettes. Komplett logg slettes etter ett år. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Besøk i Norges Softball- og Baseballfobunds lokaler på Idrettens Hus Ullevål Stadion og deltakelse på arrangement i vår regi loggføres. Norges Idrettsforbund har ansvaret for loggføring i forbindelse med besøk på Idrettens Hus Ullevål Stadion. Besøkslogg slettes kl. 16 hver dag. Oppbevaring av arrangementsinformasjon gjøres for å sikre evetuelle sertifiseringer.

ER DET FRIVILLIG Å GI FRA SEG OPPLYSNINGENE?

Det er frivillig å oppgi personopplysninger, men endel tjenester Norges Softball- og Baseballforbund leverer krever enkelte personopplysninger. Vi vil ikke be om personopplysninger som ikke er relevant for tjenester du ønsker å benytte. Dersom du velger å ikke oppgi ønskede personopplysninger, så kan dette medføre at du ikke vil kunne benytte tjenesten.

HVeM KAN OPPLYSNINGENE UTLEVERES TIL?

Samtykket innebærer at dine personopplysninger kan utleveres til:
Organisasjonsledd i NIF og NIF, f.eks. særforbund som organiserer de enkelte idrettene og de idrettslagene du er har en rolle i eller administrerer medlemskap i.
Leverandør av IT-systemer hos tredjepart som det enkelte organisasjonsledd har avtale med.
Buypass AS, som er godkjent leverandør av tjeneste for sikker identifisering og autentisering av deg som bruker.
Offentlige registre eller offentlige myndigheter som følge av lov.
Norges Softball- og Baseballforbund vil ikke dele eller selge din informasjon med tredejpart uten dit samtykke.

RETT TIL INNSYN OG ENDRING

Dersom data er feil kan du ta kontakt med den organisasjonen som har gjort feilregistreringen for å få opplysningen korrigert. Du kan også ta kontakt med idrettens IT-support eller post@soft-baseball.no for å få hjelp til å rette opp feil data, eller for å få innsyn i informasjon som er lagret om deg.

HVORDAN ARKIVERES OG SLETTES OPPLYSNINGENE?

Du kan når som helst, uansett grunn, trekke ditt samtykke tilbake. Dette gjøres ved å sende en e-post til post@soft-baseball.no, dersom ikke annet er nevnt i forbindelse med tjenesten eller tjenestene du ønsker å slettes fra,

Når du trekker ditt samtykke vil Norges Softball- og Baseballforbund ikke lenger kunne behandle dine personopplysninger.

Når du trekker ditt samtykke innebærer det samtidig at ditt forhold til idretten avsluttes, f.eks. at dine roller som forutsetter registering avsluttes og at muligheten for å motta informasjon eller delta i frobundets aktiviteter bortfaller.

Å trekke samtykket påvirker ikke lovligheten av den behandling som allerede er foretatt etter at samtykket ble gitt.

HVOR LENGE OPPBEVARER VI PERSONOPPLYSNINGENE?

Personopplysningene oppbevares så lenge du har et aktivt forhold til norsk softball og baseball, dvs. har en rolle i idretten, fortsatt administrerer familiens medlemskap eller inntil du har trukket ditt samtykke etter pkt. 5. Når du har trukket ditt samtykke, eller det på annen måte er registrert at din relasjon til idretten er avsluttet, vil dine data være lagret hos oss i inntil 12 måneder før de slettes. Du kan uansett kreve at dine data slettes umiddelbart. Lagring i 12 måneder gjøres i tilfelle du skulle etablere et nytt forhold til idretten i denne perioden.

I det tilfelle det er knyttet informasjon til deg som skal ivaretas av historiske årsaker (som f.eks. kan gjelde særskilte roller, utøverstatistikk eller resultater) vil dine data ikke bli slettet.

Dersom din deltakelse i norsk idrett utover historiske data skal benyttes i statistikk og analyse, kan dine data bli lagret lenger enn i 12 måneder, men da i pseudonymisert form.

HVILKET LANDS LOVVERK GJELDER?

Personvernet ditt er viktig for oss. Vi har utformet retningslinjene for å vise hva vi bruker opplysningene til og hvordan vi sikrer informasjonen din. Norges Softball- og Baseballforbund behandler alle personlige opplysninger konfidensielt og etterlever kravene til personvern i henhold til Lov om behandling av personopplysninger med tilhørende forskrifter.

HVOrDAN SIKRES OPPLYSNINGENE?

Opplysningene som oppgis tilknyttet tjenester levert av Norges Idrettsforbund eller samarbeidende levernadører, behandles etter Norm for behandling av personopplysninger i norsk idrett. Det henvises også til Idrettens ID og personvern
Der hvor Norges Softball- og Baseballforbund benytter egne eksterne tjenester, henvises det til vilkårene for den enkelte tjeneste. Norges Softball- og Baseballforbund benytter ikke tjenester som ikke er underlagt GDBR til behandling av noen personopplysninger.

BEHANDLINGSANSVARLIG OG YTTERLIGERE INSFORMASJON

Norges Softball- og Baseballforbund, 0840 OSLO – post@soft-baseball.no

COOKIES

COOKIES

Informasjonskapsler
Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

Følgende informasjonskapsler brukes på soft-baseball.no: Ingen