REISE OG UTGIFTSREFUSJONER I TILKNYTNING TIL FORUBUNDETS FASTE AKTIVITETER
NB!
F.o.m. 25 juni 2018 innfører NSBF Visma Net Expense for alle utgiftsrefusjoner i forbindelse med offisielle arrangementer i forbundets regi. Har du registrert reiseregning hos NSBF tidligere, så skal du være registrert for bruk av Expense og behøver kun å opprette nytt passord ved innlogging første gang. Skal du sende inn skjema for kjøregodtgjørelse eller refusjonsskjema for første gang sender du inn fullstendig utfylt og signert skjema med kvitteringer, fortrinnsvis som ett pdf-dokument, til forbundsadministrasjonen. Innsendte skjema og bilag må være i god kvalitet og fullt ut lesbare. Det vil da bli oppretettet en bruker for deg, og du vil senere kunne benytte Visma Net Expense. Har du mobilbilde av bilag (f.eks. kvitteringer), så benytt f.eks https://imagetopdf.com/ for konvertere bildet til PDF. NB: Ikke benytt åpne webløsninger til å konvertere sensitiv informasjon!

Reise- og utgiftsrefusjoner vil bli behandlet som lønn av Idrettens Regnskapskontor. Utbetaling skjer 2 ganger i måneden, den 1. og den 15, med mindre annet er eksplisitt avtalt med forbundskontoret. Normalt refunderes alle rimelige, forhåndsgodkjente og dokumenterbare utgifter til reise og lignende. Dette er som oftest utgifter i forbindelse med dommerreiser, kurs, YBC og Little League, og møter i forbundets regi. Refusjoner til kost gis etter bestemte satser:
Frokost: inntil kr 50,-
Lunsj: inntil kr 100,-
Middag: inntil kr 200,-
For utgifter til drikke refereres det til NSBF sin policy.

I henhold til regnskaploven skal alle utgifter dokumenteres med kvitteringer som viser faktisk kjøp. Terminalkvittering ved bruk av f.eks. visakort, hvor kun totalbeløpet fremkommer og ikke hvilken vare eller tjeneste som er kjøpt, godtas ikke. Utgifter som mangler dokumentasjon i henhold til regnskapsloven, vil ikke bli refundert.

VISMA Net Expense - generelt

Ved førstegangs innlogging vil du bli bedt om å opprette nytt passord. Etter å ha logget deg inn på din profil med ditt nye passord, velg Visma.net og sørg først for å sjekke at kontakt- og personinformasjon er korrekt, eller korriger det som eventuelt er feil.

Ved opprettelese av en reiseregning, kjørebok eller utlegg får du mulighet til å angi “departement”, “prosjekt” og “employee”. Ikke bruk tid på å lete frem f.eks. hvilket prosjektnummer du tror er riktig. Dersom du ikke kjenner til dette, vil vi korrigere det ved godkjennelse av reiseregningen. Det er derimot viktig at du angir formålet/beskrivelsen av reisen så korrekt som mulig slik at utgiften kan plasseres på riktig prosjekt.
Husk å laste opp all dokumentasjon på utgifter det søkes refusjon for.

Kun etter avtale: Støtte til utgiftsrefusjon

Bruk dette skjemaet til støtte for dokumenterbare utgifter som ikke innebærer kjøregodtgjørelse. Skjema og dokumentasjon signeres, skannes og sendes inn elektronisk til baseball@nif.idrett.no, i henhold til avtale med prosjektansvarlig. Husk å nummerere vedleggene i henhold til oppstillingen på skjemaet, og husk å signere! Man må påregne inntil 14 dagers utbetalingstid. Skjema for utgiftsrefusjon: Microsoft_Excel_2013_logo.svg  PowerPoint_2013_logo.svg  

Kun etter avtale: Reisestøtte med kjøregodtgjørelse

Bruk dette skjemaet for refusjon knyttet til støtte for dokumenterbare reiseutgifter som innebærer kjøregodtgjørelse. Skjema og dokumentasjon signeres, skannes og sendes inn elektronisk til baseball@nif.idrett.no, i henhold til avtale med prosjektansvarlig. Husk å nummerere vedleggene i henhold til oppstillingen på skjemaet, og husk å signere! Man må påregne inntil 14 dagers utbetalingstid. Skjema for reiserefusjon: Microsoft_Excel_2013_logo.svg  PowerPoint_2013_logo.svg